Når man som virksomhed skal planlægge en konference, er der mange aspekter at overveje og tage hensyn til. Målet er en vellykket konference med højt udbytte, men hvordan får man det? Hvis jeres virksomhed skal arrangere en konference inden for den nærmeste fremtid, kan I her få nogle tips til vigtige elementer i planlægningsfasen.

Konferencer er situationelle

En meget vigtig ting at huske på er, at ingen konferencer er ens. Derfor må man gøre sig nogle overvejelser omkring arrangementet og indtænke disse i sin planlægning.
Det første, I bør overveje er, hvad formålet med konferencen er. Hvilke temaer er mest centrale, og hvordan kommer det bedst til udtryk?
Herefter er det en god ide at danne sig et overblik over hvor mange deltagere, der forventes at komme. Det har nemlig afgørende betydning for konferencens form. Hvis der er relativt få tilmeldte, kan arrangementet sandsynligvis holdes i jeres virksomhed, men er der mange, oplever I måske pladsmangel. Er det tilfældet, er det en god ide at leje et konferencerum på et hotel eller et kursuscenter. Især et hotel er oplagt, hvis konferencen varer over flere dage, og deltagerne derfor skal have mulighed for at overnatte.

Først når konferencens hovedformål, størrelse og form er kortlagt, kan I gå i gang med at planlægge den i detaljer. Planlægningen skal nemlig tage udgangspunkt i det enkelte arrangement, hvorfor der ikke er en fast opskrift på en vellykket konference.

Skab de optimale rammer

Et andet afgørende aspekt for en vellykket konference er at få skabt de optimale rammer for deltagerne og give dem en særlig oplevelse. Det betyder blandt andet, at komforten skal være i orden. Deltagerne bruger mange timer i konferencelokalet, hvorfor de har brug for at sidde behageligt i et lokale med god temperatur og luft.
Forplejning er også essentiel. Sørg for at deltagerne får sund, lækker og frisk mad og har adgang til rigeligt med væske. Dermed undgår I, at energiniveauet falder for voldsomt i løbet af dagen.